Dlaczego biuro łącznikowe (Liaison Office) to popularny wybór wśród globalnych firm w Indiach

Liaison Office (LO) to przedstawicielstwo zagranicznej firmy w Indiach. Indyjski bank centralny opisuje taką placówkę jako “biuro, które może wykonywać wyłącznie działania łącznikowe”. Obejmuje to:

• zbieranie informacji o rynku i potencjalnych indyjskich konsumentach;
• reklamę, promocję i inne działania związane z marketingiem;
• stymulowanie eksportu do Indii lub importu z Indii;
• nawiązywanie współpracy technicznej i finansowej między centralą a indyjskimi firmami;
• tworzenie kanału komunikacji między centralą a lokalnymi partnerami.

LO nie może generować obrotu w Indiach, a zatem nie może produkować towarów ani świadczyć usług. Koszty biura łącznikowego muszą więc być w całości pokrywane przez spółkę macierzystą spoza Indii. Biuro łącznikowe jest przydatne nie tylko dla firm, które chcą zbadać indyjski rynek, jest też interesującą formą prawną dla inwestorów międzynarodowych, którzy nie chcą od razu wprowadzać swoich produktów lub usług bezpośrednio na indyjski rynek, ale na przykład chcą zlecić prace do Indii.

Jak założyć Liaison Office?

Aby założyć LO w Indiach, należy przejść przez różne procedury rejestracyjne i zatwierdzające w różnych indyjskich agencjach rządowych. Obejmuje to następujących siedem kroków:

• Złóż wniosek o zatwierdzenie od indyjskiego banku, aby otworzyć rachunek bankowy dla biura łącznikowego. Ten bank automatycznie stanie się wtedy “Authorized Dealer Bank” dla nowego biura.
• Złóż wniosek wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami do Reserve Bank of India (RBI) za pośrednictwem Authorized Dealer Bank.
• Gdy RBI wyda zgodę, należy złożyć wniosek o “Certificate of Establishment of Place of Business in India” w indyjskiej izbie handlowej: Registrars of Companies (ROC).
• Następnie należy złożyć wniosek o Tax Deduction Account Number (TAN) oraz Permanent Account Number (PAN) w indyjskim urzędzie skarbowym: Income Tax Authority.
• Gdy te dokumenty zostaną otrzymane, można oficjalnie otworzyć rachunek bankowy LO w autoryzowanym banku.
• Biuro łącznikowe musi zostać zarejestrowane w stanie, w którym się znajduje, na podstawie Shop and Establishment Act oraz w ramach podatku zawodowego (Professional Tax).
• Jeśli do LO importowane są próbki, biuro musi być również zarejestrowane w ramach Import Export Code.

Aby proces ten nie stał się niekończącym się źródłem frustracji, warto przejść przez te kroki z konsultantem. Nie tylko może być bardzo mylące, jaka dokumentacja powinna, a jaka nie powinna zostać złożona, ale ukończenie tej listy zajmuje też co najmniej 3 do 6 miesięcy. Samo zatwierdzenie przez indyjski bank centralny trwa średnio od 2 do 3 miesięcy. Warto więc wybrać partnera, który może przyspieszyć ten proces.

Obowiązkowe wymogi zgodności

Gdy wszystkie kroki zostaną ukończone, a LO zarejestrowane, to jeszcze nie koniec pracy. W Indiach wciąż trzeba wiele raportować z powrotem do różnych agencji rządowych, w których LO jest zarejestrowane. Sześć miesięcy po tym, jak indyjski bank centralny (RBI) wyda zgodę na nowe biuro, oficjalny adres, PAN oraz “Certificate of Establishment of Business Place in India” od indyjskiej izby handlowej (ROC) muszą zostać przekazane do RBI. Ponieważ LO nie może prowadzić działalności komercyjnej, co roku należy składać kilka dokumentów, aby udowodnić, że LO jest zgodne z przepisami:

• Annual Activity Certificate (AAC) — Ten dokument potwierdza, że LO prowadziło wyłącznie dozwolone działania. AAC musi zostać przygotowany przez Chartered Accountant. Jest to praktykujący w pełnym wymiarze czasu księgowy, oficjalnie zarejestrowany w Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Ten certyfikat musi następnie zostać wysłany do RBI i Director General of Income Tax (DGIT).
• Formularz FC-3 — Wszystkie zagraniczne firmy muszą co roku składać do ROC formularz FC-3 wraz ze szczegółową listą wszystkich miejsc prowadzenia działalności zagranicznej firmy oraz sprawozdaniem rocznym.
• Formularz FC-4 — Zagraniczne firmy muszą składać do ROC swoje roczne zeznania przy użyciu tego formularza.
• Formularz 49-C — To formularz podatku dochodowego, który muszą składać konkretnie zagraniczne firmy posiadające LO w Indiach. Ten formularz również musi zostać zweryfikowany przez Chartered Accountant i złożony do DGIT.

Dlatego upewnij się, że wdrażasz coroczne kontrole, aby zapewnić pełną zgodność. Na przykład zaangażuj lokalnych konsultantów, którzy mogą przeprowadzić kontrolę kondycji Twojej firmy i polityki HR, wskazując tym samym możliwe ryzyka, na jakie się narażasz.