Oficjalne dni wolne dla Twoich pracowników w Indiach: co musisz wiedzieć

Liczba oficjalnych dni ustawowo wolnych od pracy, do których uprawnieni są pracownicy w Indiach, nie jest tak jasno określona jak w Europie czy USA. Kiedy Twój indyjski personel ma prawo do dnia wolnego? Nasza ekspertka Nirali Varma dzieli się wskazówkami, jak zorganizować swój kalendarz.

Oficjalne dni wolne w Indiach

W Indiach liczba płatnych dni wolnych, jakie może wziąć pracownik, dzieli się na 3 kategorie:

• Earned leave (urlop wypracowany) – średnio 12 dni rocznie
• Casual leave (urlop okolicznościowy) – średnio 7 dni rocznie
• Sick leave (zwolnienie chorobowe) – średnio 12-14 dni rocznie

Minimalna liczba dni wolnych, jaką firma w Indiach musi zaoferować swoim pracownikom, zależy od stanu, w którym firma się znajduje.

Powyżej podajemy średnie dla poszczególnych kategorii urlopu, ale to minimum różni się w zależności od indyjskiego stanu, więc nie można po prostu skopiować polityki HR z innych krajów, a nawet z innych indyjskich stanów.

Zawsze powinieneś sprawdzić, czy Twoja polityka jest zgodna z lokalnymi przepisami.

Earned leave (urlop wypracowany)

“Earned leave to, jak sama nazwa wskazuje, forma urlopu, którą pracownicy sobie wypracowują. Średnio pracownik otrzymuje 1 dzień urlopu za każdy miesiąc pracy dla Twojej firmy”, wyjaśnia Nirali.

“Warunki wykorzystania tych dni urlopu różnią się w zależności od firmy, ale zwykle trzeba je zgłosić z 15-dniowym wyprzedzeniem. Niewykorzystane dni urlopu wypracowanego mogą zostać rozliczone. To od pracodawcy zależy, czy rozliczenie niewykorzystanych dni urlopu wypracowanego odbywa się na koniec każdego roku, czy na koniec umowy o pracę”, mówi.

“W tym drugim przypadku niewykorzystane dni urlopu mogą zostać przeniesione na kolejny rok — maksymalna liczba dni do przeniesienia to 30 — ale nie jest obowiązkowe, aby pracodawcy oferowali taką możliwość.”

Urlop nieplanowany

Urlop nieplanowany to dni, które pracownik może wziąć tuż przed urlopem lub tego samego dnia.

“Dotyczy to nieoczekiwanych okoliczności, które sprawiają, że pracownik nie może przyjść do biura, na przykład chore dziecko, które nagle jest w domu, lub bardzo indyjski problem: ekstremalna pogoda, a co za tym idzie ogromne korki”, mówi Nirali.

“Większość pracodawców decyduje się ograniczyć liczbę nieplanowanych dni wolnych, które można wziąć pod rząd, w wielu przypadkach ktoś może wziąć maksymalnie 2 lub 3 dni nieplanowanego urlopu z rzędu.”

Zwolnienie chorobowe

Zwolnienie chorobowe można wziąć na 1 lub 2 dni z rzędu; jeśli pracownik jest chory dłużej, musi być w stanie przedstawić zaświadczenie lekarskie.

Plan krok po kroku organizacji oficjalnych dni wolnych w Indiach

Indie mają 3 święta narodowe, w które wszystkie firmy są zobowiązane być zamknięte:

• Dzień Republiki – 26 stycznia
• Dzień Niepodległości – 15 sierpnia
• Gandhi Jayanti – 2 października

Oprócz tych trzech obowiązkowych dni wolnych, w Indiach obchodzi się dziesiątki innych świąt. Ustalając liczbę oficjalnych dni wolnych, jakie dajesz swoim pracownikom, ważne jest, aby sprawdzić, czy jesteś zgodny z lokalnymi przepisami.

Wszystkie indyjskie stany ustanowiły w tym zakresie podstawowe zasady. Ogólnie rzecz biorąc, przyznaje się minimum od 8 do 14 oficjalnych dni ustawowo wolnych, w zależności od stanu.

Obejmuje to trzy wymienione powyżej święta narodowe, a poza tym daje pracodawcom i pracownikom swobodę wyboru pozostałych świąt.

“W Indiach obchodzi się dziesiątki świąt religijnych i regionalnych, które są często ustalane według kalendarza księżycowego”, mówi Nirali.

“Oznacza to, że święta wypadają co roku w innym dniu, więc musisz być elastyczny w swoim planowaniu. Dodatkowo pracodawcy w Indiach często mają do czynienia z różnorodną siłą roboczą, która praktykuje różne religie i dlatego chce brać wolne w różnych terminach. Zorganizowanie tego może wydawać się wyzwaniem, ale istnieją sprytne sposoby, by sobie z tym poradzić.”

Dzięki temu planowi krok po kroku możesz zapewnić, że zorganizujesz dni ustawowo wolne w sposób jak najbardziej inkluzywny i efektywny:

1. Wytyczne prawne

Liczba oficjalnych dni wolnych, które musisz przyznać, zależy w dużej mierze od Twojej lokalizacji. Dlatego ważne jest, aby znać dni wolne wyznaczone przez rząd Twojego stanu.

Co roku, około października/listopada, indyjskie stany publikują swoją listę w lokalnych lub ogólnokrajowych gazetach. Ogłaszana jest też liczba dni wolnych, które firmy muszą przyznać.

Ta liczba waha się od 8 do 14 dni rocznie, w zależności od lokalizacji. Jeśli działasz w kilku stanach, liczba dni wolnych między Twoimi lokalizacjami może się różnić.

2. Co robią inne firmy w Twojej okolicy?

Oprócz znajomości lokalnych przepisów dotyczących dni wolnych, w Indiach obowiązują święta regionalne, a ze względu na stosowanie kalendarza księżycowego święta narodowe wypadają w różnych datach w różnych lokalizacjach.

Warto więc sprawdzić, jakie święta wzięły sobie wolne firmy w Twojej okolicy w ciągu ostatnich kilku lat. Da Ci to dobry punkt odniesienia dla najważniejszych świąt w Twoim stanie.

3. Demografia Twoich pracowników i klientów

Ponieważ święta to ważny czas dla pracowników na świętowanie i spotkania z rodziną, demografia Twoich pracowników jest ważna przy ustalaniu dni wolnych, które przyznajesz.

Zmapuj to i nie zapomnij spojrzeć na swoją klientelę. Jeśli masz wielu międzynarodowych klientów, prawdopodobnie będą chcieli mieć jasny przegląd dni, w które biuro jest zamknięte lub część personelu jest nieobecna.

Może to utrudnić Ci oferowanie elastyczności swoim pracownikom. Jeśli masz wielu indyjskich klientów, zarówno w Twoim stanie, jak i poza nim, musisz też wziąć pod uwagę święta istotne dla nich.

4. Wybierz podejście elastyczne lub stałe

Możesz podejść do udzielania dni wolnych na dwa sposoby: z elastyczną lub stałą listą. Jeśli wybierzesz podejście elastyczne, dajesz swoim pracownikom możliwość wzięcia wolnego w dniach ważnych dla nich.

Na przykład Twoja firma jest zgodnie z przepisami zobowiązana zaoferować 10 dni wolnych, a masz bardzo zróżnicowaną siłę roboczą. Decydujesz się więc przyznać wolne w 4 największe święta oraz święta narodowe w Indiach (choć oczywiście zależy to od demografii Twojego personelu), czyli:

• Diwali,
• Eid,
• Boże Narodzenie,
• Vaisakhi (ważne święto zarówno w sikhizmie, jak i hinduizmie),
• 3 święta narodowe.

Na pozostałe 3 dni Twoi pracownicy mogą poprosić o konkretne dni wolne, zgłaszając je do Ciebie. Nazywa się to specjalnymi dniami wolnymi, ponieważ wolne będzie miał nie każdy pracownik, lecz tylko określona grupa.

To podejście staje się w Indiach coraz bardziej popularne, ponieważ jest najbardziej inkluzywnym sposobem organizacji. Jednak dla firm z dużą liczbą pracowników lub wieloma międzynarodowymi klientami może to być trudne do wdrożenia.

W takim przypadku możesz też zdecydować się na sporządzenie listy oficjalnych dni wolnych na podstawie regionalnych zasad i preferencji oraz udostępnić ją swoim pracownikom i klientom.

Wzięcie dnia z urlopu wypracowanego na duże święto nie jest w Indiach niczym niezwykłym

“Jeśli zastanawiasz się, jakie święta uwzględnić w swojej polityce, warto wiedzieć, że Hindusi chętnie biorą nieplanowany lub wypracowany dzień wolny na święto, które jest dla nich ważne”, mówi Nirali.

“Nie mówię tu o dużym święcie takim jak Diwali, kiedy nie sposób nakłonić Hindusa do pracy, ale raczej o mniej obchodzonych dniach. Ponadto w Indiach nie jest zwyczajowo przyjęte otrzymywanie podwójnego wynagrodzenia, jeśli pracownik musi pracować w święto; zamiast tego rekompensuje się to, oferując dodatkowe dni wolne w późniejszym terminie, gdy jest to potrzebne, znane jako urlop kompensacyjny. Te dni są podobne do urlopu wypracowanego i mogą zostać wykorzystane lub rozliczone.”

Przewodnik dla pracodawców w Indiach

Znalezienie, zatrudnienie i zatrzymanie pracowników w Indiach, czy to zdalnie, czy w ramach Twojej spółki zależnej, wiąże się z wieloma kwestiami do rozważenia. Staniesz przed nowymi wyzwaniami rekrutacyjnymi, innymi przepisami dotyczącymi umów i różnicami w kulturze pracy.

Aby ułatwić Ci życie jako zagranicznemu pracodawcy, IndiaConnected stworzył specjalny przewodnik na każde wyzwanie HR, jakie możesz napotkać. Pobierz go poniżej.